Соберите сведения об уже полученном результате: расположении следов, их повторяемости и условиях печати. Если аппарат повреждает листы, издаёт необычный шум или имеет признаки перегрева, остановите работу; не создавайте новые образцы ценой повторных опасных запусков.
Сохранить лист целиком
Оставьте исходный отпечаток без обрезки и дополнительных пометок поверх дефекта. Рядом запишите, где верх документа и какая сторона была напечатана первой. Если направление подачи достоверно известно, укажите его отдельно. Ориентация текста и направление движения бумаги не всегда совпадают.
Для фотографии положите лист ровно при равномерном освещении. Снимите всю поверхность, чтобы были видны четыре края, затем сделайте отдельный кадр нужного участка. Не применяйте фильтры, усиление контраста и автоматическое удаление фона: они могут скрыть слабую серую заливку или изменить вид точек.
Назвать наблюдаемые признаки
Опишите фон: равномерный ли он, касается ли свободных полей, присутствует ли на обороте. Для полос укажите направление относительно края листа. Для точек отметьте, повторяются ли они в одной линии или расположены беспорядочно. «Три похожих пятна вдоль правого края» полезнее предположения «неисправен барабан».
Если следы повторяются, можно измерить расстояние между одинаковыми участками на исходном листе обычной линейкой. Сфотографируйте линейку в той же плоскости. Не измеряйте по уменьшенной картинке в мессенджере и не выводите модель неисправного узла из универсальной таблицы расстояний: конструкция аппаратов различается.
Приложить условия получения
Для каждого образца запишите модель, дату, источник бумаги, материал и режим печати. Отдельно укажите, получен ли лист из приложения, встроенного отчёта или при копировании. У МФУ важно различать стекло сканера и автоподатчик. Дефекты разных цепочек могут выглядеть похоже.
Если несколько образцов появились в одной обычной рабочей серии, сохраните их порядок и отметьте номер. Не нужно специально печатать большой тираж для поиска закономерности. Уже имеющиеся листы часто позволяют зафиксировать, был ли дефект постоянным или изменялся в ходе задания.
Защитить содержание документа
Для нового безопасного теста используйте нейтральный файл без сведений клиентов и сотрудников. Если дефект сохранился только на рабочем документе, согласуйте способ передачи с ответственным за информацию. Закрывая текст на копии фотографии, оставьте исходный лист для очного осмотра и явно сообщите о редактировании изображения.
Скан тоже может быть полезен, но он проходит дополнительную обработку. Укажите, применялись ли автоматическая обрезка, подавление фона или исправление наклона. Не выдавайте обработанный скан за точное измерение оттенка бумаги.
Передайте комплект вместе с краткой историей: когда заметили проблему, что менялось перед её появлением и какие проверки уже выполнены. Сервис получит воспроизводимые наблюдения и сможет обоснованно назначить следующий шаг. Название детали и объём ремонта определяют после проверки, а не по одному повторяющемуся следу.