1. Кто отвечает за обработку данных
Оператор персональных данных — Общество с ограниченной ответственностью «ЭКЗОСОРС ЭКОСИСТЕМ» (ООО «ЭКЗОСОРС ЭКОСИСТЕМ»), ИНН 9726093629, ОГРН 1257700063796. Адрес: 115230, город Москва, внутригородская территория муниципальный округ Нагорный, Варшавское шоссе, дом 42.
Политика относится к обработке данных в связи с использованием сайта exoserv.ru, включая www.exoserv.ru, обращениями в EXOSERV и последующим взаимодействием по этим обращениям. Заявки и вопросы об обработке персональных данных можно направлять на service@exosource.ru или по почтовому адресу оператора. Телефон для связи: +7 (495) 215-51-77.
Политика объясняет правила обработки данных. Ознакомление с ней не заменяет согласие в тех случаях, когда для обработки требуется согласие.
2. Обращения и подготовка ответа
Цель обработки данных из обращения — принять и рассмотреть конкретный вопрос, связаться с заявителем, уточнить сведения об оборудовании и задаче, сообщить о возможности обслуживания и подготовить запрошенное предложение. Ответ по существу обращения не означает подписку на рекламные сообщения.
Для этой цели обрабатываются имя, телефон и адрес электронной почты, которые заявитель сообщает для связи, а также содержание обращения и последующей переписки. Если это необходимо для конкретной задачи и указано заявителем, обрабатываются сведения о его организации, ИНН, адресе объекта, оборудовании, неисправности, количестве устройств и требуемом обслуживании. В отношении физического лица или индивидуального предпринимателя эти сведения могут являться персональными данными.
Приложенные фотографии и документы рассматриваются только в части, необходимой для обращения. Не следует направлять через общую форму копии паспортов, банковских карт, медицинские сведения, пароли и персональные данные других людей, не относящиеся к задаче. Для описания неисправности обычно достаточно модели, симптомов и фотографии оборудования без посторонних документов в кадре.
Если основанием обработки является согласие, оно предоставляется отдельно для конкретного обращения. Когда гражданин по собственной инициативе обращается для заключения договора, необходимые для этого данные могут обрабатываться на основании пункта 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Основание определяется по содержанию взаимодействия, а не только по названию формы.
3. Договор, обслуживание и расчёты
При заключении и исполнении договора с физическим лицом оператор обрабатывает необходимые для договора идентификационные и контактные сведения, данные о заказе, оборудовании, месте выполнения работ, согласованных условиях и результате обслуживания. Основание — пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Обработка, необходимая для исполнения установленных законом обязанностей, в том числе ведения обязательных документов, осуществляется на основании пункта 2 части 1 статьи 6 этого закона.
Сведения для расчётов и обязательных документов запрашиваются в объёме, который требуется для соответствующей операции и выполнения закона. Обычная форма обращения не предназначена для передачи реквизитов банковской карты или кодов подтверждения платежа.
Контактные данные представителей организаций используются для связи по вопросам, которые они представляют. Сам по себе договор между организациями не делает его представителя стороной этого договора и не заменяет проверку основания обработки его персональных данных.
Согласие на обращение не распространяется на рекламные рассылки. Для продвижения товаров и услуг посредством прямых контактов с человеком необходимо предварительное согласие в предусмотренных законом случаях; по требованию человека такая обработка должна быть прекращена.
4. Правила обработки и предоставления данных
Для рассмотрения обращения и выполнения связанных с ним законных целей допускаются необходимые сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение и использование данных, предоставление доступа уполномоченным лицам, а также блокирование, удаление и уничтожение. Состав действий и способ обработки должны соответствовать конкретной цели. Обработка может осуществляться с использованием средств автоматизации или без них.
Доступ к данным должен предоставляться только тем работникам, которым он необходим для выполнения обязанностей. Если оператор поручает обработку другому лицу, поручение должно определять данные, действия, цели, обязанности по конфиденциальности и защите, а также иные условия, предусмотренные частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Правовое основание такого поручения проверяется отдельно.
Предоставление данных государственным органам и другим самостоятельным получателям допускается при наличии применимого правового основания и в необходимом объёме. Сведения из обращений не предназначены для публикации в открытом доступе; согласие на обращение не является согласием на распространение персональных данных.
При сборе персональных данных граждан Российской Федерации должны соблюдаться требования части 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ к местонахождению используемых баз данных. Возможная трансграничная передача требует отдельной проверки оснований и выполнения требований статьи 12 этого закона; наличие сайта или электронной почты само по себе не подтверждает законность такой передачи.
5. Сроки хранения и прекращение обработки
Данные конкретного обращения обрабатываются в течение времени, необходимого для его рассмотрения, ответа и согласованных уточнений. Для обращения на основании согласия обработка прекращается при достижении этой цели или отзыве согласия, если отсутствует иное законное основание. Завершённое обращение не должно сохраняться без определённой цели и основания только на случай возможного будущего интереса.
Достижение цели и отзыв согласия рассматриваются с учётом статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ. В предусмотренных её частями 4 и 5 случаях данные подлежат уничтожению в срок не более 30 дней с соответствующего события, если отсутствуют предусмотренные законом основания для продолжения обработки. Если данные обрабатывает лицо по поручению оператора, прекращение и уничтожение должны быть обеспечены также у этого лица.
Отзыв согласия на обращение не прекращает автоматически обработку, необходимую для исполнения действующего договора или обязанности, установленной законом. Для договорных, расчётных и иных обязательных документов сроки определяются отдельно по виду документа и применимым требованиям. Продолжение хранения должно быть ограничено соответствующим основанием и целью, а не распространяться на все данные заявителя.
Минимальные сведения о получении согласия и рассмотрении требований субъекта могут сохраняться для выполнения обязанности подтверждать законность обработки. Состав таких сведений и срок их хранения должны быть обоснованы отдельно; это не основание для бессрочного хранения полного обращения и приложений.
7. Ваши права и обращения к оператору
Вы вправе получать предусмотренную законом информацию об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения в установленных законом случаях, отозвать согласие и потребовать прекращения обработки с учётом предусмотренных законом исключений. Действия или бездействие оператора можно обжаловать в Роскомнадзор или в суд.
Для обращения напишите на service@exosource.ru или направьте письмо по адресу оператора. Укажите суть запроса и сведения, позволяющие найти ваше обращение, например использованный телефон, электронную почту или номер заявки. Не направляйте дополнительные документы и данные, которые не нужны для запроса. Если для исполнения конкретного требования необходимо подтвердить личность или полномочия, оператор должен сообщить, какие сведения требуются и на каком основании.
Сроки и порядок ответа, уточнения данных, прекращения обработки и уничтожения определяются статьями 14, 20 и 21 Федерального закона № 152-ФЗ. Отзыв согласия действует в отношении обработки на основании этого согласия; о наличии другого основания для продолжения обработки оператор должен предоставить информацию по запросу.
8. Обязанности по защите данных
Оператор обязан организовать обработку в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ: определить ответственное лицо, цели и основания, ограничить доступ, установить порядок хранения и уничтожения, ознакомить допущенных работников с правилами и контролировать их соблюдение.
Организационные и технические меры должны соответствовать характеру обработки и требованиям статьи 19 этого закона. Оператор обязан предотвращать неправомерный доступ и иные неправомерные действия с данными, рассматривать обращения субъектов и реагировать на выявленные нарушения в предусмотренном законом порядке.
9. Изменения политики
Актуальная редакция политики размещается на этой странице с указанием версии. Изменение политики само по себе не расширяет ранее предоставленное согласие. Для новой цели, несовместимой с первоначальной, требуется самостоятельное правовое основание, а когда таким основанием является согласие — отдельное согласие до начала соответствующей обработки.