1. Кто отвечает за обработку данных
Оператор персональных данных — Общество с ограниченной ответственностью «ЭКЗОСОРС ЭКОСИСТЕМ» (ООО «ЭКЗОСОРС ЭКОСИСТЕМ»), ИНН 9726093629, ОГРН 1257700063796. Адрес: 115230, город Москва, внутригородская территория муниципальный округ Нагорный, Варшавское шоссе, дом 42.
Политика относится к обработке данных в связи с использованием сайта exoserv.ru, включая www.exoserv.ru, обращениями в EXOSERV и последующим взаимодействием по этим обращениям. EXOSERV обслуживает организации; персональные данные их представителей и работников также защищаются законом. Заявки и вопросы об обработке персональных данных можно направлять на service@exoserv.ru или по почтовому адресу оператора. Телефон для связи: +7 (495) 215-51-77.
Политика объясняет правила обработки данных. Ознакомление с ней не заменяет согласие в тех случаях, когда для обработки требуется согласие.
2. Обращения и подготовка ответа
Цель обработки данных из обращения — принять и рассмотреть конкретный вопрос, связаться с заявителем, уточнить сведения об оборудовании и задаче, сообщить о возможности обслуживания и подготовить запрошенное предложение. Ответ по существу обращения не означает подписку на рекламные сообщения.
Для этой цели обрабатываются имя, телефон и адрес электронной почты представителя организации, которые он сообщает для связи, а также содержание обращения и последующей переписки. Если это необходимо для конкретной задачи и указано заявителем, обрабатываются сведения об организации, ИНН, адресе объекта, оборудовании, неисправности, количестве устройств и требуемом обслуживании. Сведения об организации сами по себе не являются персональными данными; сведения, относящиеся к определяемому человеку, обрабатываются по правилам о персональных данных.
Приложенные фотографии и документы рассматриваются только в части, необходимой для обращения. Не следует направлять через общую форму копии паспортов, банковских карт, медицинские сведения, пароли и персональные данные других людей, не относящиеся к задаче. Для описания неисправности обычно достаточно модели, симптомов и фотографии оборудования без посторонних документов в кадре.
Для обработки данных, сообщённых представителем через общую форму обращения, запрашивается отдельное согласие на конкретное обращение. Для дальнейшего взаимодействия оператор определяет применимое основание обработки по статье 6 Федерального закона № 152-ФЗ с учётом цели и полномочий представителя.
3. Договор, обслуживание и расчёты
При заключении и исполнении договора с организацией обрабатываются необходимые сведения о заказе, оборудовании, месте выполнения работ, согласованных условиях и результате обслуживания, а также контактные сведения уполномоченных представителей. Обработка, необходимая для исполнения установленных законом обязанностей, в том числе ведения обязательных документов, осуществляется на основании пункта 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. В иных случаях требуется применимое основание по статье 6 этого закона; обработка для осуществления законных интересов оператора или третьих лиц допускается по пункту 7 части 1 только при условии соблюдения прав и свобод субъекта персональных данных.
Сведения для расчётов и обязательных документов запрашиваются в объёме, который требуется для соответствующей операции и выполнения закона. Обычная форма обращения не предназначена для передачи реквизитов банковской карты или кодов подтверждения платежа.
Контактные данные представителей организаций используются для связи по вопросам, которые они представляют. Сам по себе договор между организациями не делает его представителя стороной этого договора и не заменяет проверку основания обработки его персональных данных. Доступ в личный кабинет выдаёт менеджер EXOSERV уполномоченному представителю организации. Самостоятельная регистрация и обслуживание частных клиентов не предусмотрены.
Цели обработки в личном кабинете: выдача и проверка доступа, восстановление пароля, регистрация и сопровождение заявок, переписка по обслуживанию, согласование смет и документов, учёт действий и защита от неправомерного доступа. Для этих целей используются имя, рабочая электронная почта и сообщённый контактный телефон, организация, роль и разрешённые площадки, заявки, сообщения и документы, решения по согласованиям, история действий, время входа и технические сведения о сессии. Пароль хранится в виде хеша. Обработка ограничивается полномочиями пользователя; представитель видит только разрешённые данные своей организации.
Сведения о представителе, которые организация передаёт для выдачи доступа, должны быть получены ею на законном основании. Перед приглашением оператор проверяет полномочия и основание обработки; последующий вход не заменяет такую проверку. Согласие для общей формы обращения не распространяется автоматически на все действия в личном кабинете. Данные работников EXOSERV обрабатываются для исполнения трудовых обязанностей и применимых требований закона.
Согласие на обращение не распространяется на рекламные рассылки. Для продвижения товаров и услуг посредством прямых контактов с человеком необходимо предварительное согласие в предусмотренных законом случаях; по требованию человека такая обработка должна быть прекращена.
4. Правила обработки и предоставления данных
Для рассмотрения обращения и выполнения связанных с ним законных целей допускаются необходимые сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение и использование данных, предоставление доступа уполномоченным лицам, а также блокирование, удаление и уничтожение. Состав действий и способ обработки должны соответствовать конкретной цели. Обработка может осуществляться с использованием средств автоматизации или без них.
Доступ к данным должен предоставляться только тем работникам, которым он необходим для выполнения обязанностей. Если оператор поручает обработку другому лицу, поручение должно определять данные, действия, цели, обязанности по конфиденциальности и защите, а также иные условия, предусмотренные частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Правовое основание такого поручения проверяется отдельно.
Предоставление данных государственным органам и другим самостоятельным получателям допускается при наличии применимого правового основания и в необходимом объёме. Сведения из обращений не предназначены для публикации в открытом доступе; согласие на обращение не является согласием на распространение персональных данных.
При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, включая сбор через Интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных за пределами Российской Федерации не допускаются, кроме исключений, прямо предусмотренных частью 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ. Это требование относится также к используемым системам обработки обращений и учётных записей. Возможная трансграничная передача требует отдельной проверки оснований и выполнения требований статьи 12 этого закона; наличие сайта или электронной почты само по себе не подтверждает законность такой передачи.
5. Сроки хранения и прекращение обработки
Данные конкретного обращения обрабатываются в течение времени, необходимого для его рассмотрения, ответа и согласованных уточнений. Для обращения на основании согласия обработка прекращается при достижении этой цели или отзыве согласия, если отсутствует иное законное основание. Завершённое обращение не должно сохраняться без определённой цели и основания только на случай возможного будущего интереса.
Достижение цели и отзыв согласия рассматриваются с учётом статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ. В предусмотренных её частями 4 и 5 случаях данные подлежат уничтожению в срок не более 30 дней с соответствующего события, если отсутствуют предусмотренные законом основания для продолжения обработки. Если данные обрабатывает лицо по поручению оператора, прекращение и уничтожение должны быть обеспечены также у этого лица.
Отзыв согласия на обращение не прекращает автоматически обработку, необходимую для исполнения действующего договора или обязанности, установленной законом. Для договорных, расчётных и иных обязательных документов сроки определяются отдельно по виду документа и применимым требованиям. Продолжение хранения должно быть ограничено соответствующим основанием и целью, а не распространяться на все данные заявителя.
Минимальные сведения о получении согласия и рассмотрении требований субъекта могут сохраняться для выполнения обязанности подтверждать законность обработки. Состав таких сведений и срок их хранения должны быть обоснованы отдельно; это не основание для бессрочного хранения полного обращения и приложений.
7. Ваши права и обращения к оператору
Вы вправе получать предусмотренную законом информацию об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения в установленных законом случаях, отозвать согласие и потребовать прекращения обработки с учётом предусмотренных законом исключений. Действия или бездействие оператора можно обжаловать в Роскомнадзор или в суд.
Для обращения напишите на service@exoserv.ru или направьте письмо по адресу оператора. Укажите суть запроса и сведения, позволяющие найти ваше обращение, например использованный телефон, электронную почту или номер заявки. Не направляйте дополнительные документы и данные, которые не нужны для запроса. Если для исполнения конкретного требования необходимо подтвердить личность или полномочия, оператор должен сообщить, какие сведения требуются и на каком основании.
Сроки и порядок ответа, уточнения данных, прекращения обработки и уничтожения определяются статьями 14, 20 и 21 Федерального закона № 152-ФЗ. Отзыв согласия действует в отношении обработки на основании этого согласия; о наличии другого основания для продолжения обработки оператор должен предоставить информацию по запросу.
8. Обязанности по защите данных
Оператор обязан организовать обработку в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ: определить ответственное лицо, цели и основания, ограничить доступ, установить порядок хранения и уничтожения, ознакомить допущенных работников с правилами и контролировать их соблюдение.
В программной реализации личного кабинета предусмотрены хеширование паролей, разграничение доступа по организациям, площадкам и ролям, проверка назначенных инженеров, защита изменяющих запросов от подделки, ограничение попыток входа и журналирование действий. Приглашения и восстановление пароля используют одноразовые ссылки с ограниченным сроком действия. Приложения проверяются по размеру и допустимому типу; скачивание доступно после проверки прав. Приватное хранилище должно располагаться вне публичного каталога сайта. Рабочая конфигурация требует HTTPS и защищённые cookies.
Организационные и технические меры должны соответствовать характеру обработки и требованиям статьи 19 этого закона. Наличие программных механизмов не заменяет их надлежащую настройку, контроль доступа, защиту серверов и резервных копий, порядок хранения и уничтожения. Оператор обязан предотвращать неправомерный доступ и иные неправомерные действия с данными, рассматривать обращения субъектов и реагировать на выявленные нарушения в предусмотренном законом порядке.
9. Изменения политики
Актуальная редакция политики размещается на этой странице с указанием версии. Изменение политики само по себе не расширяет ранее предоставленное согласие. Для новой цели, несовместимой с первоначальной, требуется самостоятельное правовое основание, а когда таким основанием является согласие — отдельное согласие до начала соответствующей обработки.
