Сначала определите границы расчёта
Выберите парк, период и состав расходов. Например, все офисные МФУ одной площадки за квартал. Не смешивайте в одной строке данные за месяц и закупки за год. Решите, считаете ли вы только текущую эксплуатацию или добавляете владение оборудованием.
Затем определите единицу объёма. Лист бумаги и отпечатанная сторона — разные величины. В описанном Ricoh счётчике двусторонняя печать даёт две единицы на лист. Назначение каждого показателя нужно проверять по модели. Источник: Ricoh о счётчиках.
Для цветного парка сохраняйте отдельные объёмы цветной и чёрно-белой печати. Учёт A3, копирования и других режимов фиксируйте явно. При сравнении с предложением подрядчика используйте именно те единицы и правила, по которым будет рассчитываться его счёт.
Соберите расходы без повторов
Для внутреннего расчёта можно использовать следующую формулу:
Стоимость страницы = (материалы + сервис + аренда или распределённая стоимость собственной техники + другие включённые расходы) / объём отпечатанных страниц за тот же период.
Если за период печати не было, стоимость страницы по этой формуле не рассчитывается. Отдельно покажите расходы на содержание простаивающей техники.
В материалах учитывайте тонер, чернила и другие расходуемые позиции по выбранному составу. В сервисе — фактические платежи за обслуживание и отдельно оплаченные работы. Бумагу, электричество и внутренние трудозатраты добавляйте, если они входят в задачу расчёта и доступны обоснованные данные. Подпишите, какие статьи исключены.
Аренду и стоимость собственной техники относите к соответствующим аппаратам. Если распределяете стоимость покупки на периоды использования, запишите принятое допущение. Один и тот же расход должен попасть в расчёт один раз: материалы и работы, уже включённые в сервисный платёж, повторно не прибавляются.
Отделите закупку от потребления
Коробка картриджей, купленная в конце месяца на будущий квартал, увеличивает платежи этого месяца, но ещё не относится целиком к отпечатанным за него страницам. Для анализа потребления полезны остатки, выдача материалов устройствам и даты замен. Если этих сведений нет, назовите результат «расходы по платежам на страницу» и обозначьте ограничение.
Заявленный ресурс производителя помогает сравнивать расходники в условиях испытаний. Он не заменяет фактическое наблюдение. HP прямо отмечает зависимость результата от содержимого страниц и других факторов; для струйной печати также описывает влияние частоты заданий. HP: ресурс цветных LaserJet, HP: методика для струйных принтеров.
Проверьте формулу на простом примере
Допустим, за выбранный месяц в учебном примере учтены 12 000 рублей материалов, 6 000 рублей сервиса и 4 000 рублей аренды. Получено 10 000 отпечатанных страниц. Тогда средняя стоимость по этим трём статьям равна 22 000 / 10 000 = 2,20 рубля за страницу.
Это вымышленные числа для объяснения арифметики. Бумага и прочие расходы в примере исключены. Среднее значение смешанного парка также не становится отдельной ценой цветной или чёрно-белой страницы: для этого потребуется распределение затрат с описанной методикой.
Сравнивайте одинаковый состав услуги
Рядом с внутренним расчётом выпишите состав предлагаемого тарифа, возможный минимальный объём, правила цветности и форматов, аренду и исключения. Разница двух чисел имеет смысл после такой сверки.
В EXOSERV состав покопийной ставки определяем в предложении и договоре после оценки парка. Бумага в неё не включена; её поставку можно согласовать отдельно. Пришлите модели, показания и доступные расходы — эти данные помогут подготовить расчёт с понятным составом услуги.