Зафиксируйте устройство и его место
Запишите производителя, полное обозначение модели, серийный номер и внутренний инвентарный номер, если он есть. Рядом укажите адрес, подразделение и место установки: например, этаж и принт-зону. Два одинаковых МФУ в разных офисах должны оставаться двумя отдельными записями.
Проверьте модель по маркировке, а не только по названию очереди печати на компьютере. В документации HP для Enterprise-устройств описана страница конфигурации: на ней доступны сведения об аппарате и установленных опциях. Набор полей зависит от модели. Для первичного реестра выпишите нужные данные; полный сетевой отчёт обычно не требуется. Источник: руководство HP по странице конфигурации.
Отметьте собственную и арендованную технику, запасные аппараты и устройства, которые сейчас не работают. Если серийный номер пока недоступен, поставьте «уточнить» и приложите общий вид. Такая запись полезнее случайно выбранной похожей модели.
Соберите сопоставимые показания
Одно значение счётчика показывает накопленный объём. Для нагрузки за период нужны два показания одного и того же счётчика с датами. Снимите их в начале и конце выбранного интервала, затем рассчитайте разницу. Период для устройств желательно выбирать одинаковый; при разных датах сохраняйте фактическую длительность наблюдения.
Разделяйте цветную и чёрно-белую печать, если устройство предоставляет такую детализацию. Уточняйте, включает ли выбранный показатель копирование. В описанном Ricoh счётчике учитываются отпечатанные стороны: двусторонний лист увеличивает значение на две единицы. Конкретный набор счётчиков сверяйте с руководством своей модели. Источник: Ricoh, проверка счётчиков по цветности.
При отсутствии показаний укажите примерную нагрузку и способ оценки. Не превращайте отсутствие данных в нулевой объём. Для сезонной работы добавьте комментарий о пиковых месяцах, крупных тиражах или недавнем открытии площадки.
Опишите задачи и состояние
Одних страниц в месяц недостаточно, чтобы понять требования отдела. Отметьте нужные форматы, цветность, двустороннюю печать, сканирование, дополнительные лотки и финишер. Укажите, какие функции используются постоянно и какие понадобятся после подключения.
В соседних полях зафиксируйте наблюдаемые проблемы: замятия, полосы, ошибки, нестабильную подачу. Добавьте сведения о недавнем ремонте и заменённых узлах, если сохранились акты. Обозначьте критичные устройства и доступную альтернативу на время простоя: это помогает обсуждать приоритет обращения предметно.
Добавьте расходы и условия площадки
Соберите сведения о действующем сервисе, аренде, закупках материалов и расходах за выбранный период. Сохраните разделение по статьям: одно число «затраты на принтеры» не показывает, что уже входит в договор и что приобретается отдельно.
Для организации работ нужны контакт ответственного, график доступа, порядок оформления пропуска и ограничения на обслуживание в рабочее время. Возможность автоматического получения показаний обсуждайте с ИТ: в программе EXOSERV её проверяем по оборудованию и требованиям площадки. Для остальной техники согласуем передачу данных вручную.
Передайте реестр с открытыми вопросами
У каждой строки должны быть понятный аппарат, адрес и отметка о полноте данных. Проверьте повторяющиеся серийные номера и подпишите дату обновления таблицы. Неполный реестр тоже подходит для начала: неизвестные модели, показатели и условия можно уточнить во время подготовки предложения.
В EXOSERV аудит парка используется для обсуждения состава обслуживания, нагрузки и потребностей площадок. Пришлите исходный список и кратко опишите задачу — регулярный сервис, учёт печати или обслуживание сети офисов.